Notulen Vergadering HVOB met Bewonerscommissies 5 juli 2011

Onderwerp: notulen vergadering 5 juli 2011
Tijdstip: 19.30 - 21.30 uur
Locatie: Meentweg 1

Aanwezig:

HVOB: J. Roosemalen, K. Cappelhoff, A. van der Molen, Theo Rauhé.

Bewonerscommissies:

Markzicht: Dhr. R. van Gelder
Leyakkers: Dhr. W. Bosman, Dhr. Northausen
Buizerd: Dhr. Jan Hagen, Dhr. A. Bergheger

Centrada: Dhr. Ben van Berkum

Afwezig:

Centrum Zone (Stadshart): Dhr. L. Veeger
Rode Klif: Dhr. De Boer

Afkortingen: BWC (Bewonerscommissies)

1. Opening en welkom

Dhr. Roosemalen heet iedereen welkom. Voor deze bijeenkomst is er geen officiële agenda. Het onderwerp ter behandeling is het document: “Notitie Servicekosten”, geschreven door Ben van Berkum van Centrada.

2. Notitie Servicekosten

♦ Werkwijze, Wettelijke basis Servicekosten (bladzijde 2 t/m 8)

◊  Blz. 4: Evaluatie van de kwaliteit van de afgenomen diensten.
B. van Berkum legt uit dat bij aanbesteding van de diensten als uitvoerder de goedkoopste offerte  wordt gekozen.
Ook wordt de mening van de bewoners gevraagd. Als 70% van de bewoners tekenen wordt de dienst aanbesteed aan het gekozen bedrijf.
Er zijn vragen over de schoonmaakwerkzaamheden. B. van Berkum legt uit dat er verschillende voorwaarden en eisen qua schoonmaakwerk per wooncomplex zijn. Verder is er een mogelijke aanpassing in het schoonmaakprogramma, als deze aan de juiste kwaliteit niet voldoet.
J. Roosemalen: De kwaliteit van de afgenomen diensten wordt éénmaal per jaar geëvalueerd. De evaluatie wordt zo mogelijk uitgevoerd na of in samenspraak met de BWC.
◊  Blz. 7: “Centrada brengt 5% administratiekosten in rekening”.
J. Roosemalen: Deze zullen als afzonderlijke post worden opgenomen in een totaal bedrag.
J. Roosemalen: Er zijn geen andere opmerkingen over blz. 1 t/m 8. het kan in het systeem opgenomen worden.
Iedereen stemt hier in mee.

♦ Servicekosten per soort (15 punten)

B. van Berkum informeert dat er momenteel 15 punten zijn genoemd, maar het beleid van Centrada is dat als er extra punten komen dan wordt de huidige lijst uitgebreid.

♦ Elektronische apparatuur (blz.9)

Dhr. Hagen meldt dat de deur sleutel - magneet kaart (druppel) een groot succes is.
Er zijn twee gebouwen met alarmering systeem - Ravelijn en Buizerd

♦ Gemeenschappelijke ruimten;

B. van Berkum – hier is bedoelt de openbare ruimte.
Het onderhoud van de binnentuin in de Leyakkers valt onder de Servicekosten (groen contract) voor de mensen van Leyakkers.  Maar alle bewoners mogen de binnenruimte gebruiken.
Parkeer plekken zijn op de grond van Centrada, maar de gemeente Lelystad betaalt het onderhoud.

♦ Apparatuur

Apparatuur die deel uit maakt van een gebouw, b.v. roltrap is eigendom van Centrada.
Het blijkt dat de meubels in de openbare ruimtes zijn verzekerd door Centrada, maar de boeken in de bibliotheek in een complex niet, die moeten anders verzekerd worden.

♦ Glasschade

B. van Berkum legt uit dat de glasschade wordt betaald door verzekering als de overeenkomst goed afgesloten is. Een bewoner kan ook bellen naar de verzekeringmaatschappij bij geval van glasschade. Vervanging van veel ramen valt onder onderhoud.
Servicecomponent van de verzekering van de glasschade staat niet in de servicekosten.

♦ Glazenwassen

Momenteel in de bepaalde complexen worden ramen 4 keer per jaar gewassen. De frequentie wordt niet veranderd. De glazenwasinstallatie wordt niet meer gebruikt bij bereikbaar glas.
Huismeester of Centrada parafeert factuur. Elke bewoner mag de Servicekosten een keer per jaar bij Centrada controleren. J. Roosemalen: Iedere bewoner heeft recht ter inzage van de Servicekosten. De BWC’s moeten ook recht ter inzage van de Servicekosten hebben.
B. van Berkum: Bij elk complex komt een schoonmaakcontract. Als 70 % van de bewoners instemmen wordt deze ingevoerd.

♦ Huismeester

Dhr. Northausen meldt dat er niet genoeg informatie is over de juiste werkplek van de huismeester van een complex.
Dhr. B. van Berkum legt uit dat hij momenteel flyers voorbereidt met uitgebreide informatie over de huismeester en zijn/haar taken.
De taken van de huismeester is nogal onduidelijk voor de bewoners. Deze wisselen ook per complex.
J. Roosemalen legt uit dat een vaste en duidelijke omschrijving van de taken van de huismeester noodzakelijk is. Bij de complexen met veel oude bewoners daar zou het mogelijk zijn om de kleine klusjes door de huismeester te laten uitvoeren of door de vrijwilligers. Voorbeeld – vervanging van de lampen.

♦ Kleine herstellingen

Elke huurder krijgt de mogelijkheid om deel te nemen bij het Huurder Onderhoud Fonds (HOF)met een bijdrage van € 2,73 ex. BTW

♦ Lampen vervangen

Bij de renovatie in een complex in te toekomst worden de lampen vervangen met LED verlichting, dat is momenteel goedkoop in gebruik, maar een grote investering.
Bewoners van beneden woningen gebruiken geen algemene verlichting dus zij betalen daar niet voor.

♦ Nutsvoorzieningen gemeenschappelijk (Energiekosten)

Verbruik van de stroom van een scootmobiel bij het oplaadpunt(ten) is momenteel niet inzichtelijk in de servicekosten, hoewel dat wordt verrekend. Het bedrag is € 4,54 per maand per scootmobiel. 
In de toekomst bij nieuw bouw wordt rekening gehouden met berging van de scootmobielen en respectievelijk de oplaadpunten. Bij de bestaande complexen wordt gecontroleerd of het mogelijk is tussenmeters te installeren
Momenteel is er geen extra elektriciteits meter voor lift verbruik. Er wordt gewerkt om de juiste methode daarvoor de vinden.

♦ Onderhoud installaties

Keuringskosten b.v. aan de liften zijn hoog. Deze worden door Centrada betaald en zij zijn niet terug te vinden in de rekening voor de Servicekosten.
De bewoners op de begane grond betalen geen kosten voor lift en aanhangende kosten.
De omschrijving van de lift kosten op de rekening is heel onduidelijk.

♦ Ontstoppen; Schoonmaken gemeenschappelijke ruimtes

Het rooster voor de schoonmaakwerkzaamheden wordt op een openbare plek in elk gebouw opgehangen, zodat alles zichtbaar is. Dhr. Hagen stelt voor om BWC controle te doen in plaats van een rooster.

♦ Signaallevering

Er is het plan om het gemeenschappelijke contract voor alle locaties met UPC af te zeggen. Het is makkelijker / efficiënter voor elke bewoner afzonderlijk een contract met UPC of andere leverancier af te sluiten.

♦ Tuin onderhoud

Het onderhoud van een tuin staat gedetailleerd in het contract met het onderhoud bedrijf. Er is verschil in het onderhoud van gemeente grond en grond/tuin die eigendom van Centrada is.

3. Vervolgafspraken

30 augustus 2011, 27 september 2011
Afspraak voor 27 juli vervalt in verband met vakantie.

4. Sluiting

24 september (zaterdag) - Burendag in Buizerd.
14 juli (donderdag) 19:00 uur zangkoor in Leyakkers.
De voorzitter sluit de bijeenkomst om 21:55 uur af.